Edward Canney Restrepo
Gerente de arquitectura de soluciones iGerencia S.A.
www.igerencia.com
¿CONVERTIR DATOS EN INFORMACIÓN? ¿CONOCIMIENTO EN ESTRATEGIAS? ¿CÓMO LOGRAMOS ESTO SIN TENER ACCESO A TODOS LOS DATOS QUE QUEREMOS, SÓLO LOS QUE NECESITAMOS, Y CUANDO LOS NECESITAMOS?
LA RESPUESTA ESTÁ EN LOS DASHBOARDS.
Cuando las herramientas de análisis y reportes para usuarios finales arribaron a principios de los 90´s, se creó la convicción de generar finalmente reportes personalizados, sin depender exclusivamente de los departamentos de sistemas.
La combinación de estas herramientas con las bodegas de datos, hicieron que los proveedores de software para Inteligencia de Negocios proclamaran que había llegado la era del “auto-servicio” para hacer Inteligencia de Negocios.
Sin embargo, la realidad se quedó corta frente a la promesa . El verdadero contexto que enfrentaron muchos de los usuarios, fue un entorno con herramientas muy difíciles de utilizar; otros encontraron que un solo reporte o varios presentados de forma desagregada realmente no eran el mecanismo que necesitaban manejar de forma eficiente para la toma de decisiones estratégicas. Los más avanzados hicieron un Doctorado en Excel para poder visualizar los complejos cubos multidimensionales, o para generar informes tabulares con tablas dinámicas, formulaciones, y macros para poder ir de lo macro a lo micro y tomar decisiones de forma acertada.
Afortunadamente una nueva ola de herramientas de Inteligencia de Negocios se encuentra en el mercado, las cuales empiezan con excepciones, se mueven al análisis, y generan reportes detallados cuando se requieren. Este tipo de herramientas son llamados “Dashboards” (tablero de comando integrado).
Un Dashboard, es una herramienta tecnológica capaz de entregar los datos que la mayoría de usuarios de nivel estratégico y táctico de las organizaciones requieren, pero sólo los que ellos necesitan y cuando los necesitan . En otras palabras existen usuarios de nivel estratégico y táctico que realmente no necesitan visualizar información que no sea útil al menos que se encuentre una excepción. Y si en determinado momento la hallan, pueden ir al detalle, de una forma rápida y eficiente.
Figura 1. Dashboard generado en Panorama Novaview Dashboard donde se integran KPI (Indicadores claves de desempeño), informe tabular, informe gráfico, parte de un Business Score Card con capacidades de drilldown para cada uno de los indicadores.
Un Dashboard (tablero de comando integrado) enfocado a entregar información sobre el desempeño de una organización muestra la información por capas partiendo de lo micro a lo macro.
Capa Superior - Monitorear y mostrar Excepciones. La capa de arriba de un Dashboard de desempeño es un reporte visual de excepciones. Éste le permite a los usuarios tener una media docena de métricas en la pantalla para su fácil visualización (algunas veces no sólo son métricas, sino informes, documentos, textos con análisis, resultados de un proceso de minería de datos, si el dashboard es construido como un formato de portal). Normalmente las métricas (KPI-Key Performance Indicators) (indicadores claves de desempeño) son representadas por iconos visuales (semáforos, medidores de gasolina, termómetros), gráficos, o tablas que son actualizados dependiendo de las necesidades del usuario (minutos, horas, días). Las métricas ó KPI dan a los usuarios una rápida perspectiva del desempeño de los procesos o personas que ellos manejan. Cuando el dashboard es diseñado como un portal de conocimiento, este nivel superior es posible combinarlo con algunos KPI del modelo de Balanced Score Card (BSC) implementado en la organización.
Capa Media – Análisis y Exploración. En esta capa el usuario trata de responder las preguntas del por qué las excepciones que se presentaron en uno o varios KPI que se mostraron en la capa superior. En esta capa el usuario tendrá la posibilidad de hacer un análisis más avanzado arrastrando dimensiones y atributos hasta llegar a responder sus preguntas de las excepciones. Usualmente estas funcionalidades avanzadas son utilizando cubos multidimensionales (OLAP). Es importante vincular los KPI de la capa superior con la vista del cubo multidimensional de tal forma que se le entregue al usuario lo que él necesita del cubo.
Capa Inferior – Reportes y Datos Operacionales. Presenta informes planos con información detallada (un listado de facturas, un listado de órdenes de compra, una orden de compra, una transacción bancaria, etc). Aunque lo usual es que los usuarios de la parte estratégica y táctica tengan toda la información que para ellos es relevante en la capa media.
Los Dashboards hacen parte de las características de la nueva generación de herramientas de Inteligencia de Negocios (Next-Generation Business Intelligence, Febreary 8, 2005, Wayne W. Eckerson, Director of Research and Services of TDWI.) descritas por W. Eckerson y que a continuación se presentan algunas de ellas:
Basadas en Web. Provee facilidad de acceso, simplifica la navegación al usuario, y centraliza la administración.
Apariencia de Portal. Se conviertan en el sitio único de entrega de información y generación de conocimiento.
Visualización tipo Dashboard. Vaya de lo micro a lo macro, inicialmente muestre unos pocos KPI y dependiendo de las excepciones vaya guiando al usuario a encontrar las respuestas.
Integración a los procesos de negocios que se quiere hacer seguimiento de su desempeño.
Parametrización de la información por capas de tal forma que la parte estratégicas, táctica y operativa sea cada capa del sistema.
Bill Gates de Microsoft en un reciente email titulado “The End of Information Underload/Overload”, habla sobre la visión de Microsoft en el tema de Inteligencia de Negocios. Gates cree que los usuarios de la información de hoy están siendo sobrecargados con información con procesos y herramientas de software ineficientes. Él anota, que este caso está generando costos por pérdida de productividad al interior de las compañías. Este problema podría ser peor a través de los años considerando el volumen de datos generado día a día por las empresas. Hace referencia a la estrategia de Microsoft de producir software para Inteligencia de Negocios enfocado en productividad, colaboración, y optimización del flujo de trabajo con avanzadas opciones de visualización de información que ayude a los usuarios en las organizaciones a encontrar las excepciones en que se deben enfocar.
