Power Automate, (AKA Flow) es la herramienta de Microsoft que permite crear flujos de trabajo conectando dos o más aplicaciones, mediante conectores prediseñados, ahorrando tiempo en las tareas de una empresa.
Ahora esta herramienta ha creado una conexión con PowerBI, esto nos permite que nuestros lectores de reportes puedan actuar sobre los datos en PowerBI. Con ello vamos a conseguir aumentar la productividad mediante la automatización de las tareas que consumen tiempo sin salir de Power BI. Además, podremos crear procesos dinámicos que puedan adaptarse a los filtros aplicados en el informe.
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1. ¿Cómo funciona power automate?
Para poder trabajar con esta herramienta, lo primero que deberemos hacer es abrir PowerBI y entrar en el proyecto sobre el que queramos trabajar. Nuestros amigos de Stratebi, grandes especialistas nos cuentan
Una vez dentro deberemos localizar el apartado de visualizaciones y pinchar en el botón Obtener Mas Objetos Visuales:
Se desplegará un menú de selección de visualizaciones que se encuentran en la nube. Iremos al buscador y escribiremos: Power Automate
Una vez hecho esto nos aparecerá la aplicación y deberemos pinchar en agregar, una vez hecho esto podremos cerrar el menú y nos aparecerá con el resto de las visualizaciones.
Terminados estos pasos ahora podemos empezar a utilizar la herramienta, simplemente deberemos arrastrarla al informe como otra visualización más y aparecerá de la siguiente forma indicando las instrucciones a seguir para crear un flujo.
Si queremos que el flujo de datos sea dinámico, deberemos añadir los datos que se utilizaran como entradas dinámicas para el flujo.
Tras terminar el paso anterior, ahora podremos dirigirnos al botón edit que nos permitirá configurar el flujo. Aquí podremos seleccionar un flujo ya creado por la herramienta a modo de plantilla o crear nosotros uno de forma manual desde 0.
Una vez creado o seleccionado el flujo que nos interesa, tendremos que aplicar el flujo para poder conectar el botón con el que lo activaremos.
Una vez terminado el flujo, podremos acceder a los detalles del proceso, donde podemos acceder y observar diferentes propiedades.
Es importante compartir el flujo con las personas que trabajarán con el informe o de lo contrario no podrán utilizarlo.
Una vez guardado y aplicado el proceso que queramos utilizar, la herramienta de Power Automate que tenemos en el informe se transforma en un botón con el que desencadenaremos ese mismo proceso.
Ese botón puede ser modificado como cualquier otro tipo de botón de PowerBI.
2. EJEMPLO: Exportar el proyecto
El objetivo de este ejemplo es mostrar un poco como seria la crear un nuevo Flow desde PowerBI. Para ello deberemos repetir los pasos que se explican anterior sobre cómo utilizar Power Automate hasta el punto donde configuramos el flujo.
Seleccionaremos Flujo de nube instantánea donde aparecerá un área de trabajo donde desarrollaremos nuestro flujo.
Cada vez que queramos agregar un nuevo Flow al flujo deberemos pinchar en nuevo paso, donde se nos desplegara un menú en el cual podremos seleccionar entre los diferentes procesos que tiene Power Automate.
En este ejemplo, nuestra intención es refrescar el archivo de PowerBI antes de exportarlo como PPTX y tras ello mandaremos una notificación por Microsoft Teams notificando la exportación con éxito y su hora.
Para ello buscaremos en el buscador del desplegable PowerBI, donde pincharemos en el icono de la aplicación que nos llevara a un menú el cual solo contiene procesos relacionados con la aplicación.
Podríamos buscar directamente el nombre de la acción, pero si desconocemos como lo nombra la aplicación recomiendo buscar la aplicación sobre la que se va a ejecutar la acción. De todas maneras, para infórmate con mayor detalle de todas las acciones que tiene la herramienta, buscar información sobre Power Automate.
Dentro de este menú seleccionaremos Actualizar un conjunto de datos.
Una vez seleccionada la acción, nos aparecerán las opciones que hay que rellenar para su funcionamiento. Seleccionaremos los espacios a seleccionar y nos saldrá un desplegable a rellenar.
Seleccionaremos el Área de trabajo de nuestro proyecto y el conjunto de datos del que se trata.
Si pinchamos en los tres puntos de la acción se nos desplegara un menú con diferentes acciones sobre la acción como copiar, agregar comentarios o acceder a la configuración de la acción como se puede apreciar en la siguiente imagen:
Seguimos, como el proceso de actualización puede tardar algún tiempo, es interesante que si vamos a añadir operaciones relacionadas con esos datos tener un retraso entre estas. Para ello, añadiremos un nuevo paso que buscaremos Programar. Seleccionaremos su icono y dentro de este la opción Retraso
Una vez seleccionada nos permitirá retrasar todo el tiempo que queramos, en este caso nos parece suficiente con 1 minuto de espera pero se puede seleccionar la cantidad de tiempo que uno desee.
Continuamos con el proceso automático, ahora pasaremos a exportar nuestro Informe, para ello agregaremos otro paso, buscaremos exportar en el menú y aparece el primero en el menú de búsqueda:
Abriremos el proceso y nos aparecerá un menú con diferentes datos a rellenar.
Muchas de ellas no son necesarias rellenar, simplemente deberemos centrarnos en las que contienen un asterisco rojo como este *
Quedaría de la siguiente forma:
Ahora tendremos durante el resto del flujo, una opción dinámica en la cual podremos adjuntar este archivo que acabamos de exportar a PPTX.
En este ejemplo lo que haré es enviarme al correo este documento. Para ello deberemos agregar otro proceso el cual nos permite enviarnos el documento. Para ello buscaremos Correo y seleccionaremos la opción Enviar Notificación por Correo Electrónico.
Una vez dentro, rellenaremos los datos que nos solicite:
Ahora, para poder adjuntar nuestro archivo seleccionaremos Mostrar opciones avanzadas e iremos a la parte de abajo de la acción, donde en Datos adjuntos al hacer clic nos saldrán las opciones dinámicas donde aparecerá nuestro archivo exportado, lo seleccionaremos y lo nombraremos en la siguiente casilla de la acción.
Para terminar con la idea del flujo, como quiero enviar una notificación a mi usuario de Teams para saber que ha sido terminado éxito y con la hora en la que a sido exportado el archivo, deberemos usar una acción para obtener la hora de la ejecución.
Para ello deberemos crear una nueva acción y buscar Date Time, dentro escogeremos hora actual. No requeriría más acciones y con ello tendríamos otro valor dinámico con la hora en la que se ejecuta la acción.
Es interesante, agregar un convertir fecha, ya que el formato en el que viene hora actual no es muy entendible. Para ello agregamos un nuevo paso que se llama Convertir Fecha dentro de Date Time.
Lo importante para convertir la hora, es seleccionar la cadena de formato que más os interese, en mi caso he cogido el patrón de fecha y hora general.
Como último paso, deberemos agregar la acción de enviar un mensaje a Microsoft Teams, para ellos recomiendo buscar Teams en el buscador, seleccionar el menú de la aplicación y dentro de este Publicar un mensaje en un chat o canal.
Tras seleccionarlo, se nos desplegara un menú con diferentes opciones como quiero recibir el mensaje a mi propio chat, utilizaremos el Flow Bot, escribiremos nuestro propio usuario y en el mensaje pondremos algo del estilo a la foto, incluyendo por su puesto la medida dinámica de la hora convertida.
Con esto, habríamos terminado el flujo de datos, ahora deberíamos ponerle un nombre, guardarlo y aplicar para que se active el botón.
He cambiado los nombres de las acciones para quesea mas legible el Flow y este sería el resultado:
Si salimos de esa pestaña podremos acceder a la página de detalles, donde podremos observar y ajustar diferentes aspectos sobre el Flow. Por ejemplo, podríamos añadir diferentes propietarios o usuarios con acceso. También podemos observar el estado de las conexiones que han sido necesarias para usar el Flow o ver en el historial si ha sido ejecutado con éxito y las ultimas veces que ha sido ejecutado.
Si ya lo hemos ejecutado podemos salir de los ajustes y modificar el botón, esto sería de la misma forma que se podría modificar un botón de PowerBI, por ejemplo:
Antes:
Después:
Ahora solo falta ejecutarlo y ver los resultados, haciendo ctrl+clic izquierdo si estas en el editor y si está subido online simplemente clic izquierdo.
Cuando se ejecute, el botón cambiará de la siguiente forma y cuando termine volverá a su forma normal.
Una vez ejecutado este flujo, he recibido un correo con mi PPTX del proyecto exportado de PowerBI
Y además una notificación en Microsoft Teams confirmándomelo
3. CONCLUSIONES
Esta herramienta está orientada para esos usuarios de PowerBI que quieren actuar según la información que encuentran y llevar esa información fuera de la herramienta, como puede ser crear una tarea o copiar datos. Estos usuarios desean la automatización integrada para sus consumidores.
Con el objeto visual de Power Automate, ahora podemos insertar un botón directamente en un informe para desencadenar un flujo. Además, el flujo ejecutado puede ser contextual. Es decir, que el flujo tendrá en cuenta los filtros establecidos en el momento que se selecciona el botón.
Realmente, no es una herramienta que vaya a permitir que nuestro informe sea mas visual o contener más información. El objetivo de esta herramienta es poder facilitar de una manera automática, ejecutar procesos dentro de un informe de PowerBI en conexión con otras herramientas, como compartir su informe en un formato PPTX por correo.
